Facturación ARCA (ex-AFIP) en el punto de venta: comprobantes, CAE y contingencia

Desde la reorganización de AFIP en ARCA, muchos comercios siguen facturando igual que siempre pero con más dudas: ¿qué comprobante corresponde?, ¿qué pasa si no sale el CAE en el momento?, ¿puedo seguir vendiendo si se cae internet? Esta guía ordena lo esencial para que la facturación no frene el mostrador.

Aclaración: este artículo es orientación operativa, no asesoramiento impositivo. Las decisiones fiscales de tu negocio definilas siempre con tu contador.

1. Qué comprobante corresponde: A, B o C

La regla básica no cambió con el cambio de nombre del organismo:

• Factura A: para responsables inscriptos. Discrimina IVA y permite al comprador tomar el crédito fiscal. Exige CUIT del receptor válido.
• Factura B: para consumidores finales, monotributistas o exentos. No discrimina IVA (el IVA está incluido en el precio).
• Factura C: para monotributistas que facturan a otros monotributistas o a consumidores finales, sin IVA discriminado.

El error operativo típico: emitir todo como B “para ir más rápido” y después tener que anular y reemitir cuando un cliente inscripto pide su A. El punto de venta tiene que permitir elegir el tipo de comprobante en el momento del cobro, con los datos del cliente ya cargados (CUIT, razón social, condición frente al IVA).

2. El CAE: qué es y por qué a veces falla

El CAE (Código de Autorización Electrónico) es la autorización que ARCA devuelve por cada comprobante. Sin CAE, el comprobante no tiene validez fiscal. Los rechazos más comunes en el mostrador:

1. Datos del receptor inválidos: CUIT inexistente o razón social que no coincide. Solución: validar el CUIT antes de emitir, no después.
2. Numeración desfasada: intentar emitir un número ya usado o saltar la correlatividad por punto de venta. Cada punto de venta fiscal tiene su numeración propia.
3. Servicio de ARCA caído o con intermitencias: pasa, sobre todo en vencimientos. El mostrador no puede detenerse por eso.
4. Error de alícuota: productos con IVA 21%, 10,5% o 27% mal clasificados. La alícuota tiene que salir del producto, no tipearla a mano en cada venta.

3. Facturación offline con contingencia: cómo seguir vendiendo

Este es el punto que separa un sistema preparado de uno que te deja a pie. El procedimiento correcto:

1. La venta se registra igual, con todos sus datos fiscales, aunque no haya conexión o ARCA no responda.
2. El comprobante queda en estado pendiente de CAE, con número reservado para no romper la correlatividad.
3. Cuando vuelve la conexión, el sistema solicita los CAE pendientes automáticamente y los asocia a cada comprobante.
4. Si un comprobante es rechazado, se corrige el dato (CUIT, alícuota) y se reintenta sin duplicar la venta ni el stock.

Lo que nunca hay que hacer: emitir el ticket por un lado y “después vemos la factura”. Eso genera ventas duplicadas, stock descontado dos veces y comprobantes que el contador no puede conciliar.

4. Qué necesita tu contador a fin de mes

Tu contador no necesita tus tickets: necesita archivos prolijos. El cierre mensual sano incluye:

• Libro IVA Ventas con fecha, tipo y número de comprobante, CUIT/DNI del receptor, neto gravado por alícuota, IVA discriminado y total.
• Archivos CITI Ventas (REGINFO) con el formato de ancho fijo que exige la normativa, listos para importar.
• Detalle de comprobantes pendientes o anulados, para que no haya baches en la correlatividad.

Si a fin de mes pasás comprobantes a mano a una planilla, estás pagando dos veces el mismo trabajo y sumando errores.

5. Checklist fiscal del mostrador

• Cada punto de venta tiene su numeración configurada y no se mezclan.
• Los productos tienen su alícuota de IVA cargada (21%, 10,5%, 27% o exento).
• Los clientes habituales tienen CUIT y condición fiscal guardados.
• Las ventas offline quedan pendientes de CAE, nunca “afuera del sistema”.
• El Libro IVA y el CITI salen del sistema, no de planillas paralelas.

Cómo lo resuelve Mercurio sin frenar la venta

Mercurio emite el comprobante en el momento del cobro con el tipo correcto (A, B o C), reserva la numeración por punto de venta, gestiona la contingencia offline con reintento automático de CAE sin duplicar ventas ni stock, y genera el Libro IVA Digital y los archivos CITI Ventas listos para tu contador.

Si la facturación hoy depende de facturar “después” o de pasar todo a mano a fin de mes, mirá el módulo de reportes comerciales y Libro IVA. Facturar bien en el mostrador es lo que evita ajustes, multas y horas perdidas.